Secrétaire Assistante

Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant au cœur de l’activité quotidienne.

Il intervient en appui administratif et logistique, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines.

Il assure le relai de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.

Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements.

Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.

Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.

Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone.

L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.

Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.